FindUsOnFacebook

Ølgod

Forretningsorden


§ 1 – mødernes antal og placering


Bestyrelsesmøderne søges så vidt muligt fastlagt for 6 måneder ad gangen og fastlægges på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen for det kommende halve år.

Som udgangspunkt holdes der bestyrelsesmøde i hver måned – dog ikke juli måned.

Møderne placeres på hverdage fra kl. 18.00 til 20.00 eller fra kl. 19.00 – 22.00.



§ 2 – mødeindkaldelse

Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker i form af en dagsorden, der udsendes med tilhørende bilagsmateriale 5 dage før mødet.

Dagsordenen fastlægges af sekretæren i samarbejde med formanden. Dagsordenen skal angive dato, klokkeslæt, mødested samt de enkelte punkter, som skal behandles.

Dagsordenen indeholder følgende faste punkter:

1.    Godkendelse af dagsordenen.

2.    Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde.

3.    Nyt fra kontoret.

4.    Økonomiredegørelse.

5.    Meddelelser fra formand og udvalg.

6.    Åben for tilføjelser.

7.    Næste møde.

8.    Personaleforhold.

Beslutningspunkter behandles før meddelelses punkterne.

Ethvert medlem har ret til at få en sag sat på dagsordenen for et kommende bestyrelsesmøde. Punkter med en kort beskrivelse sendes til bestyrelsens sekretær 8 dage før mødet.

Nye sager til den udsendte dagsorden kan behandles, hvis der er enighed om det og påføres så dagsorden under et nyt punkt nummer.

Dagsordenen udsendes via mail.

Der føres en løbende liste over opgaver med ansvarshavende og tidsfrister.



§ 3 – gennemførelse af bestyrelsesmøderne

Bestyrelsen deltager i møderne. Derudover deltager klubsekretæren i det omfang bestyrelsen finder det nødvendigt..

Hvis formanden skønner det nødvendigt, kan andre medarbejdere deltage.

Bestyrelsen vælger en fast mødeleder, som ikke nødvendigvis er formanden.

Formanden konkluderer de enkelte punkter. Ved formandens forfald træder næstformanden i formandens sted.

De enkelte bestyrelsesmedlemmer har både ret og pligt til at bidrage med sin fulde viden til sagernes behandling. Sagsbehandlingen på bestyrelsesmøderne forudsætter, at det enkelte bestyrelsesmedlem har sat sig ind i det udsendte materiale forud for mødet.

Bestyrelsens sekretær skriver referat på mødet.

Som hovedregel kan bestyrelsen kun træffe beslutninger i sager, der står på dagsordenen – eller ved mødets begyndelse er optaget på dagsordenen.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når bestyrelsesmødet er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne og denne forretningsorden.

Som hovedregel træffes der beslutning i bestyrelsen uden afstemning. Når formanden skønner, at en sag er tilstrækkelig belyst, konkluderer denne.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan imidlertid kræve, at en beslutning markeres ved formel afstemning, der i så fald foregår ved håndsoprækning.

Hvis et bestyrelsesmedlem er uenig i en bestyrelsesbeslutning, kan vedkommende forlange uenigheden ført til referat med angivelse af medlemmets navn og uenighedens indhold. Dette gælder uanset om beslutningen er truffet ved afstemning eller ej.

Ved afstemning anvendes simpelt flertal. Hvis der er lige mange stemmer for og imod et forslag, er formandens stemme afgørende.

I forbindelse med behandling af de enkelte punkter træffes beslutning om, hvem der har ansvaret for at følge op på/effektuere sagen.



§ 4 – efter møderne

Bestyrelsens sekretær skriver referat, som udsendes til godkendelse hos bestyrelsen umiddelbart efter mødet. Evt. bemærkninger sendes til sekretæren.

Den endelige godkendelse af referatet sker på det førstkommende bestyrelsesmøde, hvor de bestyrelsesmedlemmer, der deltog i mødet, underskriver referatet.

Referater udsendes via mail.

Godkendte og underskrevne referater opbevares i klubbens sekretariat.



§ 5 – effektuering af bestyrelsessager

Sagerne ekspederes normalt når referatet er godkendt af bestyrelsen – og inden formel underskrift på det kommende møde.

I særlige tilfælde kan bestyrelsen beslutte, at en sag ekspederes straks. Det skal i så fald fremgå af referatet.


§ 6 – tavshedspligt


Hvis bestyrelsen har besluttet, at et emne skal behandles fortroligt, må ingen udenfor bestyrelsen modtage oplysninger om sagen før fortroligheden igen er ophævet ved en ny bestyrelsesbeslutning.

Det påhviler bestyrelsesmedlemmer tavshedspligt i alle personale- og personsager.

Tavshedspligten er også gældende efter udtræden af bestyrelsen, uanset af hvilken årsag ophøret måtte finde sted.

Udleveret bestyrelsesmateriale må ikke overdrages eller kopieres uden efter aftale med formanden. Når et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen leveres alle opbevarede trykte og elektroniske dokumenter samt andet materiale vedrørende bestyrelsesarbejdet tilbage til klubben.

Indgåede kontrakter om ansættelser, forpagtningsaftaler m. v. betragtes som fortrolige. Kontrakterne opbevares i sekretariatet, og bestyrelsesmedlemmerne har ret til at læse kontrakterne ved fremmøde i sekretariatet.



Godkendt af bestyrelsen den 27. april 2015 - og senest den 14. marts 2016